(di Nicola Zambello e Roberto Mazzanti)
A volte capita che al termine della propria gestione, un amministratore sia assalito dai dubbi circa la responsabilità per il proprio operato. Il caso di questa settimana è proprio una nostra risposta al quesito di questo genere, rivoltoci qualche tempo fa. Potrebbe essere utile ricordare ai top manager che le responsabilità sono molto più sopportabili quando ci si consulta costantemente con il proprio consulente; farsi assalire dagli “incubi” al termine del mandato potrebbe esser troppo tardi.
Agire informati……….
QUESITO:
……quale responsabilità ho come ex amministratore unico di una SPA, dimesso nella stessa assemblea straordinaria nella quale è stato nominato il nuovo amministratore unico, in riferimento alle scritture contabili ed extracontabili? Ovvero posso essere ritenuto responsabile se dopo 6 mesi dalle mie dimissioni il nuovo amministratore non trova o non riesce a trovare della documentazione contabile?
LA NOSTRA RISPOSTA:
L’ex amministratore rimane responsabile, verso la società ed i terzi, civilmente e penalmente, per gli atti compiuti fino all’ultimo giorno di permanenza nella carica.
Questa responsabilità cessa decorsi 5 anni dalla cessazione della carica (o come sostiene parte della dottrina, dal giorno in cui si è verificato il danno).[1]
Va poi notato che l’approvazione del bilancio, ai sensi dell’art.2476 c.c., non comporta alcuna “liberatoria” da parte dei soci verso gli amministratori che quel bilancio hanno redatto e presentato.
Perciò la responsabilità dell’amministratore rimane piena comunque e questo si spiega per il fatto che i soci, pur approvando un bilancio, non possono essere al corrente di tutto ciò che in quel bilancio confluisce né verificare posta per posta ciò che nel bilancio viene rappresentato in termini numerici.
Alla sua domanda dovremmo perciò rispondere che potrebbe essere ritenuto responsabile se dopo sei mesi il nuovo amministratore non trova o non riesce a trovare documentazione contabile.
Tuttavia ci sembra strano che il nuovo amministratore non abbia la situazione documentale sotto controllo nel momento in cui il vecchio amministratore dovrebbe aver effettuato un inventario di ciò che viene consegnato al nuovo. Questo non è un obbligo di legge ma sta nella buona prassi[2], per consentire a chi subentra nella carica di prendere conoscenza immediata e precisa della realtà gestionale e documentale.
Sarebbe stato perciò opportuno redigere una situazione contabile alla data più recente possibile ed un inventario dei libri contabili e sociali consegnati, nonché una relazione sugli affari in corso, quanto meno i più rilevanti.
Tutto ciò avrebbe evitato al nuovo amministratore la possibilità di sollevare obiezioni sull’esistenza o meno di un certo documento e/o libro contabile o sociale e contemporaneamente garantito al vecchio amministratore la massima tranquillità.
Tuttavia, immaginando che ciò non sia stato fatto, va anche sottolineato come sia preciso compito dell’amministratore subentrante, richiedere ed apprendere materialmente tutto quanto riguarda i documenti ed i libri contabili e sociali, i contratti, la documentazione degli affari in corso ed in generale tutta la documentazione che riguarda la società.
Se questo non avviene con la massima diligenza, anche il nuovo amministratore sarà responsabile per eventuali mancanze, insieme a chi l’ha preceduto.
Sempre che da tali mancanze scaturisca un danno effettivo alla società.
[1] La teoria della prescrizione in 5 anni dal giorno in cui si è verificato il danno è sostenuta principalmente per la responsabilità dell’amministratore verso i terzi, più che non per quella verso la società.
[2] Fa riferimento indiretto a quanto sopra l’art.1703 c.c., a proposito del rendiconto del mandatario, applicabile in via generale a tutti gli amministratori di patrimoni altrui.