(di Natascia Prencisvalle)
Oggi vogliamo fare porre l’attenzione dei nostri lettori su un elemento per alcuni versi “banale” ma allo stesso tempo molto importante della contabilità aziendale: la presenza o meno di fatture in originale. Circostanza che ad oggi sta facendo la differenza tra accertamenti scorrevoli e accertamenti problematici.
L’articolo 2214 del codice civile riporta letteralmente: …” l’imprenditore deve….conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonchè le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite”.
Questo, oltre ad essere un dato importante a livello civilistico, lo è ancor di più dal punto di vista fiscale. Infatti è uno dei requisiti per poter detrarre i costi relativamente alle fatture ricevute. Esse infatti devono essere conservate in originale o tramite fax (originale). A meno che non risultino denunce ai pubblici ufficiali di smarrimento o distruzione per cause non imputabili al contribuente che possano giustificare il fatto che non si posseggono più gli originali.
Negli accertamenti, infatti, possono essere richiesti: contratti, fax, e-mail, corrispondenza varia con clienti o fornitori, tutti gli altri documenti a supporto delle operazioni che vengono concluse tra le parti.
Quindi pensare che la fattura sia l’unico documento che può garantirci la detrazione del costo è un ragionamento sotto alcuni versi limitativo. Il principio è vero in linea generale, ma sotto il punto di vista degli accertatori è sempre meglio essere in possesso di ulteriore documentazione di supporto che definisca chiaramentel’operazione posta in essere.
Si pensi alla necessità di dimostrare una contestazione avvenuta con un cliente che ha dato luogo ad una nota di credito di un importo rilevante; oppure ad una fattura in assenza di una descrizione dettagliata del servizio offerto. L’agenzia Entrate potrebbe rilevare la non inerenza o coerenza del costo come potrebbe fare lo stesso ragionamento riguardo ai ricavi.
Come può, il contribuente, provare il contrario senza essere in possesso di un incarico firmato, un accordo tra le parti oppure ancora un contratto firmato tra i soggetti?
Ricordiamo che, in fase di contenzioso, l’onere di provare che i costi riportati a bilancio sono inerenti all’esercizio dell’attività svolta è sempre in capo all’Imprenditore e l’unico modo per potersi difendere in modo inequivocabile è l’essere in grado di mostrare documenti che parlino chiaro!
Questo principio è avvalorato dal fatto che negli ultimi anni sono state introdotte ulteriori normative nelle quali viene espressamente previsto l’obbligo di documentare la ricezione del documento – a tal proposito si veda la legge sui contratti nei settori agroalimentari (e-mail certificate, lettere raccomandate ecc.).
Il consiglio che vogliamo dare ai lettori è quindi di predisporre, per ogni cliente o fornitore, un fascicolo nel quale inserire tutta la corrispondenza (fax, preventivi, e-mail, lettere ecc.) al fine di creare uno storico documentato e utilizzabile a difesa della propria posizione. Infatti, in fase di controllo da parte dell’amministrazione finanziaria, spesso si verificano le richieste di giustificare, nell’anno in corso, uno specifico costo od un particolare ricavo che si è verificato negli anni precedenti. In questo modo sarà possibile ricostruire la vicenda semplicemente esaminando il fascicolo cliente/fornitore
Fonte: Sentenza della Corte di Cassazione 25 febbraio 2009, n. 4502; art. 2214 c.c.