QUANTO PUO’ ESSER COMPLICATA LA GESTIONE DEI LIBRI SOCIALI NELLA S.R.L.
(di Roberto Mazzanti)
Riprendiamo la pubblicazione dei nostri casi risolti, con una questione apparentemente solo amministrativa, che in realtà tocca aspetti gestionali…..
QUESITO:
Con il presente quesito sono a richiedere, in merito alla gestione di una società a responsabilità limitata, se i seguenti verbali vadano riportati sul libro verbali assemblee dei soci e sul libro verbali consiglio di amministrazione e, in caso positivo, su quali di questi libri sociali:
1. atto costitutivo e statuto SRL
2. assemblee straordinarie di modifica atto costitutivo e statuto iniziali effettuato presso Notaio
3. finanziamento infruttifero concesso dai soci di SRL all’inizio dell’attività per far fronte alle iniziali spese di costituzione società
4. imputazione eventuale finanziamento soci a versamento in c/capitale
5. variazione sede legale SRL
6. sospensione attività
7. autorizzazione all’amministratore per l’utilizzo auto propria e relativi rimborsi spese piè di lista
8. adeguamento reddito SRL a studi di settore / parametri
Nel caso in cui alla costituzione della SRL i soci versino solo il 25% del capitale sociale occorre un verbale del consiglio di amministrazione per il richiamo dei restanti decimi? Possono essere anche non richiamati nell’arco di tutta la vita della SRL?
In caso ci fosse amministratore unico e non consiglio di amministrazione i verbali sono obbligatori?
RISPOSTA:
Si risponde cercando di rispettare l’ordine con cui ha posto i quesiti:
1. l’atto costitutivo e lo statuto vanno riportati nel libro delle decisioni dei soci;
2. lo stesso vale per tutte le assemblee, ordinarie o straordinarie che siano;
3. la decisione di finanziare in modo infruttifero la società va riportata sul libro delle decisioni dei soci;
4. l’imputazione del finanziamento, inizialmente concepito come mutuo (sia pure infruttifero e ad estinzione indeterminata), a versamento in conto capitale, essendo una decisione dei soci, va riportata sul libro delle decisioni dei soci;
5. la variazione della sede legale della società, all’interno dello stesso Comune, non comporta l’obbligo di provocare una decisione dei soci ma può essere deliberata direttamente dagli amministratori; in questo caso, la decisione va riportata nel libro delle decisioni del c.d.a.. Nel caso in cui la sede legale venga trasferita al di fuori del territorio comunale, è invece necessaria una preventiva decisione dei soci (oltre che una modifica dell’atto costitutivo). Perciò occorre riportare tale decisione nel libro delle decisioni dei soci;
6. la sospensione dell’attività è di esclusiva competenza degli amministratori, salvo patto contrario nell’atto costitutivo. Per cui la decisione va riportata nel libro delle decisioni del c.d.a.;
7. idem come sopra per l’autorizzazione all’uso dell’auto propria dell’amministratore, se fa parte di un consiglio; se invece si tratta di un amministratore unico sarebbe corretto che la decisione venissa presa dai soci ed in questo caso andrebbe trascritta nel libro delle decisioni dei soci;
8. l’adeguamento del reddito fiscale agli studi di settore, dovrebbe essere dare come risultato le imposte previste nel bilancio relativo all’anno per il quale ci si adegua. Ad esempio, per l’anno 2009 l’adeguamento dovrebbe dare come risultato le imposte inserite nel bilancio da approvare nel 2010. In questo caso, ovviamente, la decisione è dei soci che approvano il bilancio e come tale va riportata nel libro delle decisioni dei soci; se invece l’adeguamento viene deciso dopo l’approvazione del bilancio 2009, le maggiori imposte comportano una sopravvenienza passiva che diminuirà l’utile 2010. In questo caso la decisione sarà presa dal c.d.a. e riportata nel loro libro. Successivamente saranno i soci ad approvare il bilancio 2010 e la loro decisione andrà riportata nel libro delle decisioni dei soci.
VERSAMENTI IN SEDE COSTITUTIVA
Gli amministratori devono decidere quando occorre che i soci effettuino i versamenti residui, dovuti in base alle sottoscrizioni di capitale sociale. Perciò la relativa decisione va riportata nel libro delle decisioni del c.d.a..
VERSAMENTI IN SEDE SUCCESSIVA
Se gli amministratori ritengono di non averne mai bisogno, circostanza più unica che rara, è possibile che tale incombenza non sia mai necessaria. Tuttavia gli amministratori incorrerebbero in responsabilità personale se la società dovesse pagare interessi passivi a causa di questo. Con gravi conseguenze anche sul piano della deducibilità fiscale di questi interessi, perché pagati quando se ne sarebbe potuto fare a meno, anche parzialmente.
Non consiglieremmo perciò di lasciare inversate le restanti quote di capitale.
AMMINISTRATORE UNICO
A nostro parere, nel caso di amministratore unico, occorre comunque istituire il libro delle decisioni degli amministratori, ma in questo caso il suo contenuto sarà limitato alle sole sue determinazioni che possono incidere sulla vita sociale (variazione sede, spostamento di 60 gg del termine per l’approvazione del bilancio) e certamente non per gli atti quotidiani di amministrazione.